Lorsque vous gérez un projet, vous aimeriez respecter toutes vos échéances avec la fiabilité d’une montre suisse ? Etre LE chef de projet ? celui que tout le monde s’arrache et aimerait avoir dans son équipe ?
Oui ?
Mais … malgré tous vos efforts, vos projets prennent du retard.
Vous n’arrivez pas à mobiliser les membres de votre équipe. Partagés entre leurs activités habituelles et les échéances de votre projet, ils privilégient systématiquement le quotidien et … c’est le dérapage assuré.
Pourtant, vous avez décomposé l’objectif final en étapes. Vous avez formalisé le tout sur un A3 (si vous ne savez pas ce que c’est , cliquez ici et ici pour voir un exemple). Une fois par semaine, vous réunissez l’équipe pour suivre l’avancement … mais ça ne suffit pas.
Quant au niveau de stress qui règne dans l’équipe, à la pression que vous subissez tous, mieux vaut ne pas en parler 
Et si la différence entre une STAR de la gestion de projet et vous, tenait finalement à peu de choses ?
Spectique ?
Plagiez les méthodes qui fonctionnent
Faites un petit test.
Annoncez à votre équipe que le président de votre société ou un autre « grand ponte » vient la semaine prochaine et souhaite une présentation sur un sujet précis.
Ceux qui habituellement justifient leur retard en vous disant qu’ils ont eu une panne machine, que telle personne est malade, qu’ils attendent des données de Machin, qu’ils ne savent pas exactement ce qu’il faut faire … auront une présentation impeccable et faite dans les temps.
S’il leur manque quelque chose, vous allez voir quelle proactivité ils vont déployer pour l’obtenir en un temps record.
Pourquoi ? parce qu’ils ne veulent pas courir le risque de se faire « repérer » dans le mauvais sens du terme, par quelqu’un qui a autant de pouvoir sur leur carrière. Ils ont peur des reproches ou d’être seul à ne pas fournir le travail demandé.
Si vous travaillez sur un projet un tant soit peu important ou stratégique, vous avez un comité de pilotage. Si ce n’est pas le cas, je vous conseille fortement d’en mettre un en place.
Qui trouve t’on en général dans ce comité ? tous les décideurs des secteurs concernés par le projet …
Pour mettre votre équipe dans les conditions du test, invitez les membres du comité à une réunion mensuelle.
En bon professionnel, vous vous devez de faire un ordre du jour pour cette réunion : indiquez la liste de tous les sujets que vous leur présenterez.
Soyez précis.
Parlez des « délivrables » que vous présenterez (dossier de choix, prototype, premier de série …)
Mais surtout, envoyez votre invitation et son ordre du jour dès maintenant.
N’attendez surtout pas d’être prêt pour les inviter. Au contraire : invitez les pour être prêt 
La première fois, vous aurez des sueurs froides en le faisant. Mais avec l’habitude, vous aurez de moins en moins peur car c’est un levier formidable.
Cerise sur le gâteau, en limitant le temps, vous tirerez le plus grand parti de la loi de Parkinson magnifiquement résumée par Tim Ferriss :
« Si je vous donne 24 heures pour achever un projet, cette pression du temps vous oblige à vous concentrer sur l’exécution et vous n’avez d’autre choix que faire l’essentiel et rien que l’essentiel. Si je vous donne une semaine, c’est 6 jours à transformer une taupinière en montagne. »
D’ailleurs, il est facile de maîtriser le risque …
Ecoutez votre équipe, traduisez et … coachez
Lors de vos points hebdomadaires, vos collaborateurs vous expliquent, avec beaucoup de détails pourquoi ils n’ont pas tenu leurs engagements. En général, on retrouve toujours les mêmes excuses.
Ils ont eu d’autres problèmes à gérer
Ils attendent des informations de Machin. Ils lui ont envoyé un mail mais il n’a pas répondu, ils vont le « relancer »
Ils ne sont pas surs que ce que vous demandez soit vraiment nécessaire ou soit réellement la bonne solution
Ils n’en finissent pas de finir : il reste toujours un petit quelque chose à parfaire.
S’ils sont réellement surmenés, vous devez leur donner des priorités claires.
Mais c’est rarement le cas.
En général, ces « histoires tristes » traduisent autre chose : ils ne savent pas comment « attraper » le problème et n’osent pas le dire.
Mener une action de manière rationnelle en réfléchissant à ce qu’il faut faire, collectant les données, sollicitant les bonnes personnes … n’est pas inné.
Très souvent vous sollicitez des gens qui ne l’ont jamais fait.
Aidez les.
Consacrez du temps à chaque personne en tête à tête.
Demandez lui comment il envisage de procéder.
Posez lui des questions :
- as tu toutes les données ?
- qui pourrais te les donner ?
- par quoi vas tu commencer ?
- …
Aidez le à établir la séquence d’actions élémentaires qui le mèneront au succès. Ne le faites pas à sa place, faites le avec lui.
Montrez lui les éléments manquants. Donnez lui des conseils sur la façon de s’y prendre.
Si au cours du temps, vous voyez réapparaitre un des prétextes habituels, ayez une nouvelle réunion en privé avec la personne concernée et guidez la à nouveau.
L’idéal est de faire un point en tête à tête avec chaque personne afin de vérifier les détails du « comment », la réunion de suivi étant plus axée sur le « quoi » et le « quand ».
Ca vous prendra bien sur du temps mais surement moins que de laisser glisser inexorablement le projet.
Peu à peu, les réflexes s’installeront, vos collaborateurs seront de plus en plus autonomes, vous pourrez leur confier des sujets de plus en plus complexes.
En résumé : vous les ferez grandir, ce qui est, à mon avis, la mission principale d’un manager … et aussi la plus enrichissante.
Essayez … et voyez la différence sur vos résultats (et sur votre carrière )
A très bientôt
Cet article a été écrit dans le cadre la cinquante quatrième édition du festival de blogs « à la croisée des blogs » organisée par Dominique du blog Projet changer de vie sur le thème « Comment atteindre ses objectifs de manière efficace ».
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